1С:Документооборот 8 редакция 3.0

Электронный документооборот позволит:

• систематизировать поток деловых документов в компании;
• автоматизировать типовые процессы работы с документами;
• организовать электронный документооборот любой сложности;
• забыть о громоздких архивах, свести к минимуму количество бумажных носителей и документов; 
• создать единую базу документов с удобной системой поиска документов;
• экономить время сотрудников;
• ускорить процессы согласования;
• сэкономить затраты;
• применить типовые методики и практики;
• наладить и регламентировать процессы, повысить их эффективность;
• регламентировать управленческую деятельность;
• обеспечить контроль исполнения задач, документов и поручений;
• управлять проектами;
• организовывать мероприятия;
• создавать поручения по мероприятиям и контролировать их исполнение; 
• обеспечить сохранность и конфиденциальность информации;
• вести учет трудозатрат.

Задачи, которые решаются при внедрении типовых продуктов:

• Учет и планирование рабочего времени;
• Архивное хранение документов;
• Управление и согласование документов;
• Планирование и организация мероприятиями;
• Оповещения о сроках исполнения бизнес-процессов;
• Контроль исполнения поручений;
• Проектный учет;
• Функциональный почтовый клиент;
• Мобильный доступ.

Задачи, которые решаются при внедрении продуктов с доработкой, разработкой и адаптацией под бизнес-процессы заказчика:

• управление входящей и исходящей корреспонденцией;
• управление внутренней нормативной и организационно-распорядительной документацией, включая процесс ознакомления с документами;
• управление кадровыми документами, включая процесс ознакомления с документами, управления и развития персонала (кадровые приказы, документы учета, принятие на работу, вхождение в должность, обучение и т.д.);
• управление договорными документами, включая их подписание по ЭДО;
• управление процессом контроля исполнения договоров, основных ключевых событий договора;
• управление бюджетным процессом, включая инициацию, формирование, утверждение бюджета и контроль его исполнения;
• управление и учет первично-бухгалтерской документацией, включая их подписание по ЭДО;
• управление внутренней документацией (служебные записки, поручения, обращения, информационная рассылка, документы по компании и т.п.);
• управление платежами (заявка на расходование ДС, реестр платежей);
• управление закупками (заявка на закупку (ТМЦ), формирование лотов (за период / по группам ТМЦ), проведение тендерных процедур);
• управление заказами (заказы клиентов);
• управление командировками (план командировок по подразделениям, сводный план командировок, заявка на командировку, оформление командировки, отчет по командировке);
• управление претензиями (процессы "работа с претензиями поставщикам" и "работа с претензиями покупателей");
• управление мероприятиями (планирование, проведение, формирование протоколов и отдельных поручение с контролем их исполнения);
• управление процессом проведения и устранения предписаний по проверкам (проверки внешние, внутренние с контролем сроков проведения, рассмотрение и оспаривание предписаний по устранению нарушений, контроль сроков устранения и информирование надзорного органа об устранении нарушений);
• управление процессами сдачи и предоставления отчетности (отчетность внешняя и внутренняя с контролем сроков подготовки и представления);
• управление процессами получения и контроля сроков действия разрешительной документации (санитарно-эпидемиологические заключения, сертификаты, лицензии, поверки и т.п.);
• управление процессами получения и контроля сроков действия документов по обеспечению исполнения обязательств по договорам (банковские гарантии, независимые гарантии, аккредитивы и т.п.);
• управление проектами, документами по проектной деятельности и надзорной деятельности (создание и исполнение проектов, процессы по согласованию проектов, чертежей, схем, процессы по проведению инспекций, надзора и т.п.);
• управление качеством (контроль качества, проведение исследований, выдача разрешений и т.п.).

Внедрение системы документооборота типового функционала

• Приобретение лицензий 1С и программного продукта 1С:ДО - основа, в которой будут производиться работы по настройке функционала СЭД. 
• Установка и настройка - минимальные действия, которые необходимо выполнить, что бы программа заработала. В зависимости от условий установка и настройка типового решения может занять до 16 часов. 
• Обучение пользователей – определяется в зависимости от количества пользователей. 
• Сопровождение – консультирование пользователей, настройка и доработка при необходимости СЭД по отдельному договору и предоплаченным часам. 

Внедрение системы документооборота с доработкой, разработкой и адаптацией под бизнес-процессы заказчика

• Предпроектное интервью по текущим и требуемым для автоматизации бизнес-процессам Заказчика. На данном этапе осуществляется:
• первичное понимание потребности по системе, помощь в выборе требуемых процессов и решений;
• подготовка и защита ТКП.
Стоимость проекта определяется по результатам предпроектного интервью, подробного документирования в ТКП целей, объемов работ, определения рисков и параметров приемки проекта.

В Определенных случаях по отдельному договору также может проводиться предпроектное обследование бизнес-процессов Заказчика с подготовкой отчета, включающего: границы проекта, задачи и объем проекта, описание существующих бизнес-процессов, описание документооборота в подразделениях, план проекта, оценка по бюджету проекта, риски проекта, требования к функциональности и интеграции, анализ ИТ-среды на соответствие требованиям системы, а так же рекомендации по ее изменению, количество автоматизируемых рабочих мест.

• Функциональное моделирование системы и бизнес-процессов – осуществляется в целях анализа текущих бизнес-процессов и потребностей в их изменении, процессов, которые можно реализовать в типовой конфигурации, а также потребности по разработкам и доработке системы. На данном этапе осуществляется:
• проведение интервью, обследование бизнес-процессов (если не проводилось отдельного предпроектного обследования);
• настройка и демонстрация контрольных примеров на типовом функционале;
• техническая оценка доработок, описание и согласование доработок;
• подготовка и согласование Функциональной модели «как будет» с учетом, выполненных настроек и доработок системы.
• Доработка конфигурации и настройка системы – действия по настройке и внесению изменений в типовой функционал системы или дополнение типового функционала необходимыми возможностями, признаками, параметрами. Здесь же выполняются интеграции с внешними информационными системами, встраивание документооборота в ERP-систему. На данном этапе осуществляется:
• настройка системы, прав доступа, нормативно-справочной информации, номенклатуры дел, нумераторов, помощников, заместителей;
• настройка синхронизации и бесшовной интеграции;
• настройка бизнес-процессов по видам документов, шаблонов файлов, отчетов и журналов;
• доработка функционала системы;
• демонстрация системы с учетом осуществленных настроек и доработок;
• проведение пуско-наладочных работ – настройка параметров эксплуатации.
• Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации, включая миграцию данных, обучение пользователей и сдача системы в опытно-промышленную эксплуатацию – действия по наполнению системы необходимыми документами из других систем, тестированию системы, а также проведению обучения в офлайн или онлайн режиме. На данном этапе осуществляется:
• настройка, тестирование и миграция данных из других систем (при необходимости), проверка миграции данных;
• разработка инструкции по работе с системой;
• формирование программы инструктажа пользователей;
• проведение обучения и инструктажа по работе с системой.
• Опытно-промышленная эксплуатация системы, передача результата работ Заказчику - система получает реальную нагрузку, и мы контролируем, как система на нее реагирует, затем проект передается из подразделения, которое внедряло и дорабатывало систему в отдел сопровождения. На данном этапе осуществляется:
• начало эксплуатации системы Заказчиком;
• консультирование пользователей по работе с системой;
• корректировка работы системы по дополнительным потребностям, выявленным на этапе опытно-промышленной эксплуатации;
• работа с обращениями, формирования и ведение журнала обращений пользователей.
• Сопровождение – консультирование пользователей, Заказчика, при необходимости дополнительная настройка или последующая доработка системы.
Стоимость сопровождения определяется количеством предоплаченных часов, квалификацией привлекаемых специалистов и индивидуальными договоренностями.

Результаты внедрения системы документооборота

• формализация рабочих процессов;
• формирование системы ведения документированного учета;
• унификация и консолидация бизнес-процессов;
• организация эффективного взаимодействия между подразделениями;
• ускорение процессов рассмотрения и согласования документов; 
• повышение уровня безопасности информации;
• организация эффективной системы хранения информации;
• формирование электронного архива документов; 
• оперативный поиск и получение информации;
• контроль исполнения документов и поручений;
• контроль исполнения сделок и основных ключевых событий договоров;
• контроль расходов, финансовой составляющей в разрезе каждого договора;
• контроль и анализа исполнительской дисциплины;
• формирование отчетов.

Сроки внедрения документооборота

Другие решения:

• 1C:ERP Управление предприятием 2
• 1C:Управление холдингом 8
• Novo Forecast Enterprise
• Интермех IPS (PDM\PLM)
• Siemens Opcenter (Preactor) APS
• Siemens Opcenter Execution (MES)
• Siemens Opcenter Research, Development & Laboratory (RD&L)
• Siemens NX (CAD)
• Siemens NX (CAM)